Comment la gestion du temps peut influencer notre vie de manière positive ?
La notion de gestion du temps fait référence à de nombreuses techniques et compétences afin de la maitriser efficacement. Certains peuvent chercher à utiliser le temps disponible de la manière la plus efficiente possible, à accomplir une tonne d'objectifs ou encore des tâches et des projets dans un délai déterminé. Les compétences en gestion du temps varient, de la hiérarchisation des tâches, en passant par la planification, l'organisation et de la délégation de fonctions. Cependant, elle nécessite également une analyse du temps passé sur différentes activités, et un suivi étroit des priorités et de son organisation personnelle afin d'améliorer ses compétences en gestion du temps.
Une personne qui applique des techniques d'optimisation du temps peut améliorer sa productivité, ce qui lui permet d'accomplir plus de travail en moins de temps.
La gestion du temps nous permet en outre de prendre le contrôle de notre vie professionnelle et personnelle, car elle nous guide pour savoir ce qui doit être fait, et quels objectifs doivent être accomplis au quotidien. Une gestion efficace du temps peut être un véritable avantage pour un salarié car elle lui permet de respecter les délais des projets sans avoir à en retarder la réalisation, et surtout sans stress.
Comment gérer efficacement son temps ?
Les techniques de gestion du temps suivantes vous aideront à faire face à la surcharge de travail, vous permettront d'améliorer votre productivité, et le plus important : elles vous aideront à gagner du temps de manière intelligente.
"Organisation"
L'organisation est l'alpha et l'oméga de la gestion du temps car elle vous aide à avoir une vue d'ensemble de vos projets pour la journée en cours et des tâches à accomplir. Être organisé vous aidera à éviter la procrastination et le report de toutes sortes.
# 1 Liste de choses à faire
Vous pouvez organiser votre journée de travail en vous prenant jusqu'à 10 minutes le matin (ou autre moment), où vous spécifiez les tâches à accomplir, les projets qui nécessitent votre attention, les problèmes à résoudre et les objectifs que vous souhaitez atteindre ce jour. Vous pouvez le faire en créant une liste de tâches (to-do-list) où vous écrivez les principales tâches à effectuer, mentionnez les étapes nécessaires qui mènent à l'achèvement des projets et où vous divisez vos principaux objectifs en sous-objectifs et travailler à leur réalisation. Parfois, il peut également être très utile d'écrire quelques idées sur la façon dont vous prévoyez d'accomplir certaines des tâches et des problèmes les plus difficiles.
# 2 Listes de tâches générales
Outre une liste de tâches mise à jour quotidiennement, vous pouvez également créer une liste de tâches générales qui comprend tous vos objectifs principaux, divisés en sous-objectifs. Cette liste de tâches peut inclure des instructions ou des idées sur la façon dont vous prévoyez d'atteindre ces objectifs, de déléguer des tâches ou d'éventuels obstacles et comment les surmonter. Je vous recommande également d'inclure une section particulière dans votre liste de tâches générale où vous énumérez certaines de vos tâches régulières que vous devez accomplir quotidiennement.
L'objectif ici est le suivant : Plus vous allez écrire de détails sur votre journée, plus vous allez réussir à sortir ces informations de votre tête. Vous aurez l'esprit plus libre de se concentrer sur autre chose.
Par exemple : Si vous avez un rendez-vous, inscrivez à la date prévue : l'heure, le lieu, la personne que vous allez rencontrer, l'objectif de la réunion, si vous devez penser à formuler ou apporter quelque chose, etc...
Assurez-vous de garder à l'esprit votre liste de choses à faire et de la recouper de temps en temps, que vous soyez en avance sur votre planification ou non. Lorsque vous avez résolu un problème, accompli une tâche ou atteint un objectif qui faisait partie de votre liste de tâches, vous pouvez le rayer jusqu'à ce que vous ayez accompli tout ce qui était écrit sur la liste. Cette étape est importante pour la gestion de votre temps et surtout elle va vous aider à passer mentalement à la tâche suivante. Il est important de définir des priorités lorsque vous créez une liste de tâches, par ex. en mettant en évidence certaines des tâches les plus importantes avec un marqueur : Hiérarchisation !
# 3 Priorisation
Cette étape est essentielle car elle vous aide à vous concentrer vos tâches avec la priorité la plus élevée avant de vous tourner vers celles de priorité inférieure qui ne sont pas liées à vos objectifs principaux ou qui ne contribuent pas à votre attendu. La hiérarchisation est une méthode efficace de gestion du temps car elle vous permet d'être plus productif en période de stress lorsque vous êtes confronté à une surcharge de travail, car vous pouvez mettre de côté des tâches chronophages mais sans importance. Ce sont ces tâches qui brouillent votre esprit et empêchent votre concentration sur l'essentiel.
Il existe de nombreuses techniques qui vous aident à définir les priorités :
- la hiérarchisation plus simple «ABC»
- l'échelle de hiérarchisation «1-10»
- des techniques plus approfondies et précises comme «l'analyse de Pareto» : 20% de vos tâches contribuent à 80 % de votre résultat, mais prendra également 80% de votre temps disponible.
Autrement dit le principe établi par la Loi de Pareto est de se concentrer sur le pourcentage le plus efficient, les tâches qui vous rapportent le plus de résultat, même si celles-ci représentent un petit pourcentage sur l'ensemble.
- hiérarchiser les tâches de «importantes et urgentes» à «pas importantes et non urgentes»
- la méthode POSEC qui priorise en organisant, rationalisant, économisant et contribuant
# 4 Élimination
La motivation derrière les techniques de gestion du temps est d'accomplir plus de choses en moins de temps et tourne autour de la question de base :
« Comment tirer le meilleur parti de mon temps?» Cependant, la troisième partie essentielle de la gestion du temps (outre l'organisation et la hiérarchisation) est l'élimination de diverses tâches, responsabilités et distractions qui prennent beaucoup de temps. La hiérarchisation de vos tâches vous aide à repérer les tâches improductives et chronophages et vous permet de les éliminer ou de déléguer des projets et des responsabilités moins importants à vos employés / subordonnés.
#5 Le monitoring
Le monitoring vous aide à savoir combien de temps vous passez pour différentes tâches et - ce qui est plus important - elle vous permet de réaliser combien de temps vous passez avec des activités inefficaces. Vous pouvez vous monitorer en créant un rapport d'activité où vous notez vos activités, le temps que cela a pris et l'importance de ces activités. Dès que vous avez adopté votre propre gestion de temps pendant quelques jours, vous pouvez commencer à l'analyser et, si nécessaire, réduire ou éliminer les activités sans importance.
Ils existent des outils moderne pour la gestion du temps, jusqu'au téléchargement d'applications payantes ou gratuites via son smartphone. Mais le plus important reste d'appliquer ces conseils. Car lorsque l'on est débordée, c'est souvent le résultat d'un manque d'organisation.
+ d'organisation = + de sens + de temps pour soi et moins de stress !
LES CONSEILS DE WORKIINBOX
Ce qui doit être Annulé et / ou Evité :
Lutter contre la procrastination (autrement dit, la feignantise)
La procrastination est une habitude destructrice qui vous distraira de votre tâche réelle, ce qui conduit à la précipitation et au stress chaque fois que vous ne pouvez pas respecter les délais. Être capable de découvrir, de combattre et enfin d'éviter la procrastination est une compétence de gestion du temps importante et absolument nécessaire pour utiliser son temps de manière efficace. La meilleure façon de surmonter la procrastination est de reconnaître que vous tergiversez.
Éliminez les distractions
Les distractions de toutes sortes diminueront votre concentration et vous empêcheront d'accomplir vos tâches. Afin de gérer efficacement votre temps, vous devez éliminer les distractions qui vous empêchent d'effectuer vos tâches ou retardent l'achèvement des projets. Les distractions vont de l'Internet, des e-mails ou du téléphone à plusieurs tâches exécutées simultanément (multitâche).
Déléguer des tâches
Essayez de déléguer des tâches qui sont banales, sans importance mais qui doivent être accomplies et les tâches pour lesquelles vous n'êtes pas doué ou que vous n'avez pas les connaissances que possède l'un de vos collègues ou employés. Cela vous aide à vous concentrer sur les tâches importantes et vous laisse plus de temps pour les accomplir.
Grâce à nos différentes box, on vous accompagne dans ces outils, et de plus, on vous partage toute une communauté afin de vous aider dans les différentes phases de votre réussite. On va de l’avant !
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