Dwight Eisenhower n'était pas seulement le 34e président des USA, il était également connu pour être ultra productif ! Son outil : la matrice d'Eisenhower.
Cet outil est devenu célèbre dans le monde du management et très utile pour les managers.
La matrice Eisenhower est un outil simple et efficace pour organiser son temps et les tâches à accomplir. Utilisée par de nombreux décisionnaires détenant de grandes responsabilités, elle constitue un outil indispensable pour améliorer votre performance au travail autant que dans votre quotidien.
Son utilisation est simple, séparez vos actions en fonction de quatre possibilités :
Quadrant 1 : Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).
Quadrant 2 : Important, mais pas urgent (tâches que vous planifiez plus tard).
Quadrant 3 : Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguez à quelqu'un).
Quadrant 4 : Ni urgentes ni importantes (tâches que vous éliminez).
L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée pour des plans de productivité sur le long terme « Comment dois-je passer mon temps chaque semaine ? » Et pour des plans quotidiens plus petits « Que dois-je faire aujourd’hui ? ».
#1 La distinction entre urgence et importance
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »
-Dwight Eisenhower
Ces deux notions sont le fondement même d’Eisenhower. Cette combinaison permet réordonner nos tâches selon cet ordre (comme vu précédemment) :
Les tâches IMPORTANTES et URGENTES
Les tâches IMPORTANTES (mais pas urgentes)
Les tâches URGENTES (mais pas importantes)
Les tâches ni importantes ni urgentes
Les tâches urgentes sont des choses auxquelles vous pensez devoir réagir : emails, appels téléphoniques, SMS, actualités, restes à faire, retards, etc. Alors que pendant ce temps, les tâches importantes sont des choses qui, elles, contribuent à notre mission, nos valeurs et nos objectifs à long terme.
Oui, les tâches importantes passeront avant les urgences. Cette vision n'apparaît pas logique au premier abord, car cette vision n’est pas naturelle ! et pourtant, son caractère est bien fondé. Le problème que soulève Eisenhower est que si l’on privilégie systématiquement les urgences, alors nous négligeons en permanence l’importance au profit de l’urgence.
Ce constat étant effectué : séparer ces différences est assez simple à faire une fois, mais le faire continuellement est le plus compliqué. C’est la raison pour laquelle la matrice fournit un cadre clair, pour vous rappeler l’essentiel : prendre les décisions en fonction de leur impact et de leur nécessité. Et comme dans différents domaines de la vie, la cohérence est la partie la plus difficile. En d’autres termes, elle permet de maintenir un cap, une ligne directrice pertinente.
#2 Élimination avant optimisation
Le moyen le plus rapide de faire quelque chose - qu'il s'agisse de faire lire une ligne de code par un ordinateur ou de rayer une tâche de votre liste - est d'éliminer complètement cette tâche. Il n'y a pas de moyen plus rapide de faire quelque chose que de ne pas le faire du tout. Évidemment, ce conseil n’est pas à appliquer de façon systématique et pour des tâches indispensables. D'où l'intérêt de les classer au préalable par ordre d’urgence.
Comme le dit Tim Ferriss, « Être occupé est une forme de paresse - pensée paresseuse et action aveugle.»
Cette affirmation n’est pas à prendre comme une incitation à la paresse ! Mais une suggestion pour vous forcer à prendre des décisions difficiles et à supprimer toute tâche qui ne vous mène pas vers votre mission, vos valeurs et vos objectifs. On ne cherchera pas à supprimer à tout prix pour gagner du temps, mais simplement se rappeler quel est l’objectif dans le viseur.
Ne vous ait-il jamais arriver de passer un temps incalculable à bloquer sur la manière d’effectuer une tâche? La matrice Eisenhower ici, est particulièrement utile car elle nous pousse à nous demander si une action est vraiment nécessaire, ou si la supprimer ne serait pas plus judicieux. Le second cas dans lequel on peut lui valoir une grand utilité, est celui des tâches répétitives. Par facilité, on tend à les répéter sans réfléchir. Si vous éliminiez simplement toutes les choses sur lesquelles vous perdez du temps chaque jour, vous n’auriez probablement pas besoin de conseils pour être plus productif dans les domaines qui comptent réellement.
#3 Est-ce que cela m'aide à atteindre mon objectif ?
Il peut être difficile d’éliminer les activités qui vous font perdre du temps si vous n’êtes pas sûr de votre objectif. C’est pour cela qu’il est nécessaire de se poser deux questions fondamentales :
Sur quoi je souhaite travailler ?
Quelles sont les valeurs fondamentales qui animent ma vie ?
Ce sont des questions qui vous permettront de clarifier les tâches à effectuer et les tâches à supprimer.
La matrice Eisenhower n’est pas une stratégie parfaite, mais reste un outil de prise de décision utile pour augmenter votre productivité et éliminer les comportements qui consomment de l’énergie mentale et physique. Ce qui a pour effet de faire perdre du temps et nous fait rarement évoluer vers vos objectifs.
LES CONSEILS DE WORKIINBOX
Évitez la procrastination, ne remettez rien au lendemain ! --> Lire notre article sur la procrastination
Fuyez les distractions (vue sur votre boite mails, votre téléphone, etc), créez des conditions de concentration.
La résolution des priorités vous appartient, personne d’autre ne doit s’en occuper !
Déléguez sans hésitation ni culpabilité ! Gardez une trace de ces tâches si vous souhaitez suivre leur avancement.
Apprenez à avancer tâches après tâches, en restant focus sur une chose à la fois.
Pour aller plus loin, retrouvez un ensemble de conseils et outils dans nos box.
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